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3 règles pour nommer et organiser vos fichiers et dossiers

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Lorsque vous créez un document virtuel en format Word, Excel ou tout autre type de format, quel nom lui donnez-vous pour le retrouver rapidement et facilement dans votre ordinateur et éviter les doublons et les triplets qui sèment la confusion et favorisent la perte de documents ?

Différencier un fichier d'un dossier

Fichier = document virtuel (Word, Excel, PowerPoint, etc.) qui contient du texte, des données, des images, etc. Une icône précède toujours le nom du fichier qui se termine soit par .doc, .xls, .ppt, etc.

Dossier = chemise virtuelle dans laquelle on peut insérer plusieurs fichiers.

Deux fichiers ne peuvent pas avoir le même nom s’ils sont dans un même dossier, tout comme deux dossiers ne peuvent porter le même nom s’ils se trouvent dans un même dossier parent.

Règle 1 : Nommez précisément et concisément le fichier du même nom que le titre de votre texte, tableau ou image

Vous saurez ainsi rapidement ce que le fichier contient. Évitez de nommer le fichier par un autre titre que celui inscrit dans votre document, ce qui exige de retenir deux titres lors de la recherche au lieu d’un. Si vous avez plusieurs onglets dans un fichier Excel, par exemple, résumez en quelques mots le contenu général pour en fabriquer un titre simple : par ex., un fichier Excel contenant cinq tableaux de croissance des ventes annuelles du département pourrait s’intituler « Croissance des ventes annuelles 2012-2017 ».

Règle 2 : Organisez la présentation des fichiers dans un dossier

Les articles – Évitez de commencer un titre par le, la, les, des, etc. afin que les fichiers se suivent clairement dans l’arborescence ; par ex. Contrat à imprimer, Contrat adjointe, Contrat pigiste, Contrat type, etc.

Les versions – Si vous travaillez sur différentes versions d’un document, ajoutez après le titre du fichier « v1 », « v2 », etc. 

Les dates – Si vous rédigez des chroniques mensuelles pour votre entreprise, titrez-les par « AAAA-MM Titre » (ex. : 2018-03 Les normes de travail) et non par « Titre – MM-AAAA » ; ainsi, vous retrouverez facilement tous les fichiers en une liste cohérente selon l’ordre chronologique créé.

Règle 3 : Nommez vos dossiers selon le type de documents qu’ils contiennent

Par ex. : Marketing, Affaires nouvelles, Modèles, Gestion de projets, Contrats, Site web, Images clients, Correspondance générale, Articles et blogues, etc. Le nom du dossier doit refléter globalement mais clairement son type de contenu.

Enfin, respectez les règles d'organisation que vous avez établies et, si un niveau hiérarchique ne vous apparaît pas logique, ajustez-le pour que votre mémoire fasse le moins d'effort possible lors de la recherche de document. Vous y gagnerez en performance et en satisfaction.

Manon Arcand, rédactrice-réviseure


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